Świdnica w ciągu 10 lat aż dwukrotnie zmieniała system do obiegu dokumentów, wydając ponad 1,4 mln zł. Każda zmiana to efekt technologicznej porażki poprzedniego wdrożenia. Gdzie była analiza ryzyka i długofalowe planowanie? Cyfryzacja administracji to kosztowny i skomplikowany proces – ale też narzędzie transparentności, które powinno działać sprawnie i stabilnie. Tymczasem w Świdnicy w ciągu zaledwie 10 lat zmieniano system obiegu dokumentów aż dwukrotnie. Zapytałam o przyczyny tych zmian, koszty wdrożeń i funkcjonowania. Odpowiedź pokazuje: systemy nie działały jak trzeba, integracja zawiodła, a miasto wydało setki tysięcy złotych.
O co zapytałam?
Zawiadomonio mnie, że w 2024 r. urząd po raz kolejny chce zmienić system do obiegu dokumentów, dlatego w interpelacji z 28 sierpnia 2024 r. zwróciłam się z pytaniem:
-
ile razy w latach 2014–2024 zmieniano w Urzędzie Miejskim w Świdnicy system do obiegu dokumentów,
-
jakie były tego przyczyny,
-
jakie koszty poniosło miasto – zarówno za wdrożenie, jak i funkcjonowanie tych systemów.
Odpowiedź Urzędu Miejskiego:
W latach 2014–2024 system obiegu dokumentów zmieniano dwa razy – a więc użytkowano w sumie trzy systemy:
| Nazwa systemu | Data wdrożenia | Koszt wdrożenia | Koszt funkcjonowania (2014–2024) |
|---|---|---|---|
| DOCMAN | 30.06.2003 | 339 252,29 zł | 126 075,00 zł |
| SIDAS | 28.03.2018 | 660 516,14 zł | brak danych |
| eDokument | 02.09.2022 | 473 753,90 zł | brak danych |
🔹 System DOCMAN został wycofany z powodu upadłości firmy RODAN SYSTEMS SA i braku rozwoju.
🔹 W 2018 r. w ramach unijnego projektu wdrożono system SIDAS, ale nie udało się zintegrować go z używanymi wcześniej systemami RADIX – producent nie współpracował.
🔹 W 2022 r. ogłoszono przetarg i wdrożono obecny system eDokument, zawierający zarówno obieg dokumentów, jak i systemy dziedzinowe.
W ciągu dekady miasto wydało ponad 1,4 miliona złotych na wdrażanie i wymianę cyfrowych systemów, które miały usprawniać pracę urzędu.
A mimo to – każda zmiana była efektem problemów technicznych, braku kompatybilności, braku współpracy dostawców lub niedostosowania do potrzeb Świdnicy.
Czy naprawdę nie można było uniknąć tych kosztów? Czy nie dało się tego zaplanować lepiej, zamiast „łatać” cyfryzację co kilka lat?
Gmina powinna mieć politykę długofalową i zespół, który analizuje nie tylko najtańsze oferty, ale też ryzyko technologiczne, zgodność systemów i stabilność firm.
Bo cyfryzacja to nie tylko faktura. To decyzja, która kosztuje nas lata stabilności – lub chaosu.
